Grein: Journalisering

Ein journalskipan er ætlað sum amboð til at skráseta, skjalprógva og stýra fyrisitingarligu uppgávuloysnunum hjá almennum stovnum. Avgerandi fyri, um ein almennur stovnur hevur gott skil á sínum virksemi, er, at stovnurin hevur eina journalskipan, sum er greitt uppbygd og vælrøkt. Er journaliseringin ikki nøktandi, er vandi fyri, at myndugleikin skal nýta eyka orku til eitt nú at at leita eftir málum og skjølum, og kanska endurskapa burturkomin (mist og strikað) skjøl. Samstundis gerst málsviðgerðin bæði truplari og ótryggari av hesum, og kann hetta ganga út yvir rættartrygdina hjá borgarunum.

Almennur myndugleiki hevur skyldu at journalisera
Hóast tað ikki er nøkur beinleiðis lógaráseting, ið áleggur almennum myndugleikum at journalisera sínar upplýsingar og skjøl, so hava almennir myndugleikar skyldu at journalisera.  Skyldan at journalisera er staðfest í góðum fyrisitingarsiði og fylgir óbeinleiðis av reglunum um innlit og reglunum um almenn savnindi. Notatskyldan í innlitslógini, sum áleggur almennum myndugleikum at skjalfesta munnligar upplýsingar av týdningi fyri eitt avgerðarmál, vísir eisini óbeinleiðis á týdningin av, at ein myndugleiki á skrivligum grundarlagi kann skjalfesta allar týðandi upplýsingar í einum máli.

Í Danmark varð journaliseringsskyldan ásett við lóg tann 1. januar 2014. Hetta varð gjørt við eini broyting í donsku lógini um innlit, og endamálið var fyrst og fremst at styðja uppundir almennisgrundregluna (offentlighedsprincipet)

Endamál
Endamálið við journalisering kann í høvuðsheitum sigast at vera:
- At eyðmerkja skjøl hjá myndugleikum,
- At lætta um málsviðgerðina hjá myndugleikanum, so tað verður skjótt og lætt at finna skjøl og mál og fáa yvirlit yvir egna siðvenju, 
- At handfara innlitsumbønir, 
- At skjalfesta og skjalprógva nær inn- og útgangandi postur er sendur ella móttikin, fyri at prógva avgerðir hjá myndugleikanum, og fyri at myndugleikin óheftur av minninum hjá ítøkiligum málsviðgera hevur yvirlit í einum máli,
- At hava eftirlit, so tað er skjótt og lætt hjá eftirlitsmyndugleikum, kærumyndugleikum, grannskoðan v.m. at fremja eftirlit og gjøgnumgongd av málsviðgerðini, og
- At savna upplýsingarnar, so skjøl ikki fara fyri skeytið og tí ikki kunnu latast savnsmyndugleikum.

Í stuttum kann endamálið við journalisering sigast at vera ein hjálp og amboð hjá stovninum sjálvum, borgaranum og komandi ættarliðum.

Í máli LUM 17/00081 viðvíkjandi klagu um drúgva málsviðgerðartíð hjá Umhvørvisstovuni viðmerkti umboðsmaðurin m.a. at av tí, at gongdin í málinum ikki var nøktandi skjalfest, kundi umboðsmaðurin ikki meta um, í hvønn mun tað vóru umberandi orsøkir til drúgvu málsviðgerðartíðina.

Í máli LUM 15/00146 sum snúði seg um viðgerðina av eini innlitsumbøn í eitt byggimál hjá Tórshavnar kommunu, varð journaliseringin og handfaringin av innlitsumbønini grundin til, at umboðsmaðurin viðmerkti, at viðgerðin hjá kommununi varð framd á slíkan hátt, at tað var ógjørligt hjá umsøkjaranum at síggja, at hann ikki hevði fingið innlit í øll skjøl í málinum.

Mannagongdir
Almennir myndugleikar eiga at gera greiðar mannagongdir fyri journaliseringina á stovninum. Journaliseringin skal tryggja skráseting av málum og skjølum, so til ber at eyðmerkja eitt mál og skjølini í málinum. Mannagongdirnar eiga tí á nóg góðan hátt at tryggja, at framferðarhátturin í sambandi við journalisering er skipaður soleiðis, at tað til eina og hvørja tíð er lætt at finna fram til ítøkilig mál og skjøl herundir eisini í sambandi við skjalasavnindi.

Í mannagongdini fyri journaliseringina eigur m.a. at vera tikin støða til, hvussu einstøku málini verða skrásett sambært innihaldi, hvørji skjalasløg (t.e. brøv, teldupostar, notatir, fundarfrágreiðingar v.m.) skulu journaliserast, hvussu tey skulu eyðmerkjast, og nær tey skulu journaliserast. 

Sambært lógini um skjalasøvn (Løgtingslóg nr. 49 frá 28. apríl 1992 um skjalasøvn, sum broytt við løgtingslóg nr. 63 frá 30. apríl 2018) hevur almennur stovnur undir eftirliti av Tjóðskjalasavninum ábyrgd fyri, at skjalasavnið verður nøktandi bygt upp og varðveitt. Nýggjar journal- og skjalasavnsskipanir, og broytingar í hesum, við vegleiðing og reglum um mannagongdir, skulu sendast Tjóðskjalasavninum til góðkenningar, áðrenn tær verða tiknar í nýtslu.

Hvat skal journaliserast?
Sambært góðum fyrisitingarsiði eigur ein myndugleiki at journalisera inn– og útgangandi post, tá skjalið hevur týdning fyri eitt mál ella málsviðgerðina sum heild. Tað eru bæði skriv í pappírsformi og teldubrøv v.m. sum í hesum sambandi er at meta sum inn – og útgangandi postur. At skjalið skal hava týdning fyri málið og málsviðgerðina merkir, at skjalið skal hava týdning fyri innihaldsliga partin av einum máli ella hava týdning sum skjalprógv.

Innanhýsis skjalatilfar í endaligum líki, sum er gjørt í samband við málsviðgerðina í einum mál, og sum hevur týdning fyri málið ella málsviðgerðina, skal eisini journaliserast. Hetta er eisini galdandi fyri skjøl, sum eru skrivað fyri at yvirhalda notatskylduna, sum til dømis telefonnotat, fundarnotat og notat um metingar í einum máli. Dømi um skjøl og teldupostar, sum skulu journaliserast eru: umsóknir, ískoytisskjøl til nýtslu fyri metingina hjá myndugleikanum, kvittanarskriv, svar uppá áheitanir og avgerðir v.m. Dømi uppá skriv ella teldupostar, sum ikki koma undir journaliseringsskylduna eru: tíðindabløð, lýsingartilfar, váttan um, hvar fundur skal vera v.m., ella annað tilfar, sum ikki er partur av málsviðgerð hjá stovninum.

Í avgerðarmálum, har myndugleikin fær munnligar upplýsingar, sum eru við til at lýsa próvgrundaralagið í málinum ella sum er við til at greiða fatanina av faktisku umstøðunum í málinum, skal myndugleikin sambært § 6 í lógini um alment innlit skriva upp hesar upplýsingar. Notatskyldan fevnir bert um upplýsingar, sum ikki longu framganga av skjølunum í málinum. Slík notat skulu journaliserast.

Sambært góðum fyrisitingarsiði, eigur ein myndugleiki eisini at gera notat um avgreiðslu, sum er av munandi týdningi fyri viðgerðina av einum avgerðarmáli, um hendan upplýsing annars ikki framgongur av skjølunum. Hesi notat skulu eisini journaliserast. Endamálið við hesum er, at onnur enn málsviðgerðin skal kunna skapa sær yvirlit yvir málsgongdina og samanhangin í málinum og fylgja avgerðartilgongdini og hendingunum í málsgongdini.

Í grein í ársfrágreiðingini hjá LUM frá 2015 er undir heitinum “at skriva ella ikki”  og við tilvísing til mál LUM 14/00007 víst á týdningin av at  skjalfesta grundarlagið fyri eini avgerð t.d. við einum notati, eisini um avgerðin er fráboðað munnliga.

Nær skulu skjøl journaliserast?
Sambært góðum fyrisitingarsiði skulu myndugleikar gera eina skipaða og leypandi journalisering av inn– og útgangandi posti.

Inngangandi skjøl eiga sum meginregla at verða journaliserað beinanvegin við móttøku t.e. sama dag ella 1. arbeiðsdag eftir, og áðrenn skjølini vera latin víðari til málsavgreiðslu.

Útgangandi skjøl eiga sum meginregla at vera journaliserað beinanvegin, eftir at tey eru send t.e. sama dag ella 1. arbeiðsdag eftir. Í málinum LUM 18/00070, viðmerkti umboðsmaðurin m.a., at tað varð ikki nøktandi, at Klaksvíkar kommuna ikki sendi eitt skriv, sum var dagfest 17. sept. 2018, fyrr enn 28. sept. 2018, tí dagfesting og avgreiðsla av einum skrivi eiga sum útgangsstøði at verða sama dag, og tá tað ikki ber til so dag um dag. Í hesum føri, har tað gingu 11 dagar frá dagfestingini til avgreiðslu, átti kommunan at broytt dagfestingina á skrivinum, áðrenn tað varð sent.

Tað er tó góðtikið, at í ávísum førum kann journaliseringini verða seinni. Hetta er tá treytað av, at talan er um eitt mál, sum ikki beinleiðis fevnir um nakran borgara, og at hetta ikki setur til viks galdandi reglur, herundir reglunar um innlit, og at tað annars verður tryggjað, at myndugleikin í tíðarskeiðinum eftir at hava móttikið skjalið og inntil journalseringina, hevur yvirlit yvir skjølini í málinum, hvar tey eru og hevur óavmarkað rætt til at ráða yvir skjalið.

Tá tað kemur til innanhýsis skjalatilfar sum notatir og upprit v.m., so eigur tað at vera journaliserað, tá tað er endaligt. Notat gjørd fyri at lúka notatskylduna eiga at verða skrivað og journaliserað sum skjótast, tá myndugleikin hevur móttikið tær viðkomandi upplýsingar, sum viðførdu notatið. Í undantaksføri kunnu uppskot til notat ella fundarfrágreiðing hava týdning fyri eitt mál, hóast notatið ella frágreiðingin ikki er endalig. Í slíkum føri skal uppskotið eisini journaliserast.

Rættingar, strikingar og burturbeining
Lógin um skjalasøvn og tilhoyrandi kunngerð áseta, at allar tær upplýsingar, sum ein almennur myndugleiki savnar í sambandi við virksemi sítt, bæði í pappírsformi og elektroniskum líki skulu goymast og varðveitast við tí endamáli at verja rættin hjá komandi ættarliðum til upplýsingar og gransking. Men myndugleikin skal eisini gera tiltøk soleiðis, at tað ber til at vraka savnindi, ið ikki eiga av verða varðveitt fyri eftirtíðina.

Journal – og skjalasavnsskipanir hjá stovnunum eiga at vera skipaðar soleiðis, at til ber at tryggja skjøl, sum skulu varðveitast, men samstundis vraka savnindi v.m., ið ikki skulu varðveitast sambært skjalasavnslógini. Ikki er loyvt at beina burtur savnindi hjá almennum stovnum uttan loyvi frá Tjóðskjalasavninum.

Eitt mál ella eitt skjal, sum er skrásett í eini í journalskipan, eigur ikki at verða strikað ella burturbeint, uttan at talan er um beinleiðis feilskráseting, t.d. at skjalið er skrásett í skeivum máli, ella at talan er um heimilaða vraking, til dømis burturbeining í samband við fyrning av málum, ella tá skølini ikki hava ein rættarligan ella fyrisitingarligan týdning longur.

Hevur ein almennur myndugleiki skrásett persónsupplýsingar, skal myndugleikin hava fyrilit fyri, at persónsupplýsingarnar verða varðveittar soleiðis, at ikki er gjørligt at eyðmerkja borgaran longur enn neyðugt við atliti at endamálinum við viðgerðini.

Inniheldur eitt skrásett skjal upplýsingar, sum ein borgari krevur strikaðar, tí tær eru skeivar, ella tí viðkomandi ikki ynskir, at hetta er skrásett í málinum, kunnu hesar sum útgangsstøði ikki vera strikaðar, men eiga at verða rættaðar á slíkan hátt, at tað í málinum greitt sæst, at upplýsingin er afturvíst, so hesi viðurskifti ikki kunnu føra til feiltulking ella feilviðgerð seinni.

Er talan um persónsupplýsingar er í lógini um persónsupplýsingar ásett, at myndugleikin sum viðger persónsupplýsingar skal tryggja, at hesar eru beinar og verða nøktandi dagførdar. Er talan um persónsupplýsingar, sum eru rangar ella villleiðandi, skulu hesar sum skjótast verða rættaðar ella strikaðar.