Grein: Notatskylda

Eftir innlitslógini hevur ein almennur myndugleiki í øllum málum, har ein avgerð skal takast, skyldu til at notera allar upplýsingar, sum myndugleikin fær munnliga, skrivliga ella á annan hátt. Skyldan umfatar allar upplýsingar um tær veruligu umstøður, sum kunnu hava týdning fyri avgerðina í málinum. Skyldan er eisini galdandi fyri uttanhýsis fakligar metingar, sum hava týdning fyri avgerðina í málinum. Notatskyldan er eisini galdandi fyri øll týðandi málsviðgerðarstig, sum verða gjørd í málinum.

Endamálið við notatskylduni
Notatskyldan skal tryggja, at møguleiki verður fyri at fáa greiðu á, hvat er hent í einum máli, og at møguligt verður at hava eitt munadygt eftirlit við, at myndugleikin hevur viðgjørt málið rætt. Fyrisitingarliga meginreglan um, at avgerðir, sum myndugleikin tekur, eru sakligar og rættar, treytar, at myndugleikin notarar allar upplýsingar og týdningarmikil málsviðgerastig í øllum málum, har avgerð fer at verða tikin.

Notatskyldan er ásett í § 6, stk. 1, sum er soljóðandi:
§ 6. Í málum, har avgerð fer at verða tikin av einum myndugleika, skal myndugleiki, sum munnliga tekur ímóti upplýsingum viðvíkjandi teimum veruligu umstøðunum, ið hava týdning fyri avgerðina í málinum, ella sum á annan hátt er kunnugur við sovorðnar upplýsingar, skriva upp innihaldið av teimum. Hetta er tó ikki galdandi, um upplýsingarnar annars síggjast í skjølunum í málinum.

Afturat hesari lógaráløgdu notatskyldu, hevur ein fyrisitingarmyndugleiki eisini eina víðkaða notatskyldu, sum byggir á eina ikki-lógarfesta fyrisitingarliga meginreglu. Hendan skyldan fevnir um at skriva upp innihaldið á øllum upplýsingum, sum hava týdning fyri málsviðgerðina og málsgongdina. Myndugleikin skal somuleiðis lýsa málið á nøktandi hátt, áðrenn avgerð verður tikin.

Skjalfesting og eftirlit
Notatskyldan hjálpir til, at tað seinni er gjørligt at skjalprógva, at ein avgerð byggir á saklig atlit (skjalfestingaratlit), og at tað verður gjørligt at hava eftirlit við, at myndugleikin hevur viðgjørt málið rætt (eftirlitsatlit).

Hesi atlit koma m.a. til sjóndar í máli LUM 14/00007 har Landssjúkrahúsið hevði noktað fylgjara til sjúkraviðgerð uttanlands. Umboðsmaðurin staðfesti, at myndugleikin ikki hevði skjalfest orsøkina til, at Landssjúkrahúsið hevði noktað eini umbøn um fylgjara í sambandi við sjúkraviðgerð uttanlands(skjalfestingaratlit), og tí var tað ikki møguligt hjá Kærunevndini í Almannamálum at viðgera kæruna á nøktandi hátt (eftirlitsatlit).

Umboðsmaðurin góðtók ikki umberingina frá Landssjúkrahúsinum um, at tað var ov tungt umsitingarliga at geva sjúklingunum eina skrivliga avgerð. Skyldan til at gera notat um viðurskifti, sum hava týdning fyri avgerðina í einum máli, stendur við, til ein avgerð fyriliggur í málinum.  Landssjúkrahúsið hevði sostatt skyldu til í hvørjum einstøkum føri at notera upp orsøkina til, at ein sjúklingur fekk noktað einari umbøn um fylgjara í sambandi við sjúkraviðgerð uttanlands.

Av tí at onki var noterað í einum setanarmáli LUM 1400038 fekk Umboðsmaðurin ikki eftirkannað, um avgerðin var saklig og røtt. Umboðsmaðurin sá seg ikki føran fyri at meta um, um avgerðin ikki at hava setanarsamrøður var tann rætta, tí onki notat var skrivað frá tí munnliga orðaskifti, sum fór fram millum kommunustýrislimir í sambandi við setanarmálið, og um ta ítøkiligu metingina av førleikum hjá umsøkjarunum. Einki tilmæli var gjørt um, hví mett varð, at tann setti var best egnaður til starvið, og hví kommunan ikki helt tað vera neyðugt at hava setanarsamrøður.

Sama gjørdi seg galdandi í máli LUM 1600024. Hóast allir umsøkjararnir vóru til samrøðu viðvíkjandi starvinum, var einki notat skrivað frá samrøðunum. Einki notat var skrivað viðvíkjandi ítøkiligu metingunum av førleikunum hjá umsøkjarunum, og heldur ikki sást nakað tilmæli vera gjørt um, hví mett varð, at tann setti var best egnaður til starvið. Fyri at prógva, at rætti umsøkjari var settur í starv, átti myndugleikin at notera tær metingar, ið vórðu gjørdar undir setanartilgongdini. Hetta fyri at møguleiki var fyri einum munadyggum eftirliti við, at myndugleikin hevði borið seg rætt at, og at málsviðgerðin var farin rætt fram.

Í máli LUM 200700016 var klagarin ikki boðin til setanarsamrøðu, hóast klagarin leyk øll førleikakrøvini í starvslýsingini. Klagarin var ikki føroyingur av uppruna, men var hetta ikki ein treyt í lýsingini. Hóast klagarin var einasti umsøkjari, sum leyk øll krøvini í lýsingini, var viðkomandi ikki boðin til samrøðu. Setanarmyndugleikin hevði einki notat skrivað, sum lýsti setanartilgongdina; einki notat viðvíkjandi ítøkiligari meting av førleika hjá umsøkjarunum; einki notat um, hvat setanarbólkurin hevur lagt til grund, tá ið bólkurin bert hevur valt at bjóða tveimum umsøkjarum til samrøðu; einki notat frá teimum báðum setanarsamrøðunum; og einki notat um, hví tann eini umsøkjarin varð mettur at verða best egnaður til starvið. Umboðsmaðurin dugdi tí ikki at síggja nakra sakliga grundgeving fyri, at klagarin ikki varð boðin til setanarsamrøðu ella settur í starv. Umboðsmaðurin skilti tí væl, at klagarin segði seg hava varhugan av, at tann veruliga grundgevingin var uppruni klagarans. Umboðsmaðurin heitti á myndugleikan um at taka málið til nýggja viðgerð, tí tann umsøkjarin, sum sambært starvslýsingini tyktist best skikkaði til starvið, ikki varð boðin til setanarsamrøðu, og tí var tað ivasamt, um umsóknin hevði fingið nakra veruliga viðgerð.

Í máli LUM 18/00044 staðfesti umboðsmaðurin, at týðandi samstarvstrupulleikar vóru á arbeiðsplássinum, og at greitt samband var millum samstarvstrupulleikarnar og klagaran. Út frá skjalatilfarinum var tó ikki greitt, at tað var klagarin, sum var høvuðsatvoldin til, at samstarvstrupulleikarnir tóku seg upp og hildu fram, tí einki var skjalfest í uppritunum um orsøkirnar til ósemjurnar. Heldur ikki var skjalfest í uppritum frá samrøðum, sum klagarin hevði havt við leiðara sín, um talan var um rættleiðandi samrøður, har klagarin fekk ábreiðslur ella munnliga ávaring fyri atburð sín. Ongar upplýsingar vóru í málinum um, at samstarvstrupulleikarnir høvdu týðandi neiliga ávirkan á, hvussu uppgávurnar á arbeiðsplássinum vórðu loystar. Umboðsmaðurin vísti á, at í einum uppsagnarmáli, sum er grundað á samstarvstrupulleikar, er tað týdningarmikið, at skjalfesta fráboðanir og samrøður, sum lýsa orsøkirnar til, at ósemjur koma í, og um samrøðurnar við starvsfólki eru rættleiðandi, og um ábreiðsla ella ávaring verður givin undir samrøðunum. Umboðsmaðurin helt ikki, at myndugleikin kundi prógvað, at tað var klagarin, sum var høvuðsatvoldin til samstarvstrupulleikarnar, og heitti tí á myndugleikan um at taka málið upp til nýggja viðgerð.

Ólógarásett rættargrundregla og góður fyrisitingarsiður
Tann formliga notatskyldan er í sínum orðaljóði bara galdandi fyri mál, har myndugleiki fer at taka fyrisitingarrættarliga avgerð, og ikki har myndugleikin ásetir almennar reglur í kunngerð ella rundskrivi, ella tá talan er um veruligt fyrisitingarvirksemi (faktisk forvaltning).

Tað liggur tó í sjálvum hugtøkunum um mál og málsviðgerð og skjøl, sum eru grundleggjandi í fyrisitingarrættinum, at um talan er um eina viðgerð, so eiga málsviðgerastigini, sum hava týdning fyri málið, at vera skjalfest.

Í máli um vantandi loyvi at fiska makrel  LUM 14/00045 dugdi umboðsmaðurin ikki út frá skjølunum í málunum at síggja, hvørji atlit vóru tikin, tá kunngerðin um býtið av makrelkvotuni varð tilevnað. Umboðsmaðurin helt ikki nakað vera til hindurs fyri, at politikarar luttaka í arbeiðinum at tilevna kunngerðir, men vísti á, at bæði politikarar og embætisfólk í hesum arbeiði, eins og í vanligari málsviðgerð, eru bundin at fyrisitingarligum meginreglum um upplýsingarskyldu og sakliga fyrisiting. Umboðsmaðurin helt nógv benda á, at viðgerðin av kvotubýtinum einans hevði verið politisk. Einki notat var skrivað frá fundarvirkseminum hjá bólkinum, sum hevði ásett makrelbýtið, og umboðsmaðurin metti seg tí ikki hava møguleika fyri at siga, um býtið til ymisku skipabólkarnar var grundað á saklig og viðkomandi atlit. Umboðsmaðurin helt tað vera átaluvert, at einki notat var skrivað frá fundum í bólkinum í sambandi við makrelbýtið, og at viðgerðin av makrelbýtinum eftir øllum at døma ikki var farin fram eftir vanligum fyrisitingarrættarligum reglum.

Harumframt áleggur góður fyrisitingarsiður einum myndugleika at skriva upp málsviðgerðarstig, sum hava týdning fyri mál, sjálvt um talan ikki er um eitt avgerðarmál eftir fyrisitingarlógini.

Umboðsmaðurin kom í máli LUM 18/00071 til ta niðurstøðu í sambandi við, at TAKS setti upp forboðsskeltir fyri mynda- og videoupptøkum í “tollfiltrinum”, at talan ikki var um eina fyrisitingarliga avgerð, men um útinning av ræðisrættinum hjá TAKS yvir økinum. Umboðsmaðurin metti tó, at TAKS, sambært góðum fyrisitingarsiði, átti at havt skjalfest samskiftið millum lógardeildina og deildarleiðaran á Tolldeildini, so tað hevði verið lætt at staðfest, nær forboðsskeltini vórðu sett upp, hvat øki forboðið snúði seg um, hvørji atlit vóru grundarlag fyri forboðnum, og um hesi vóru saklig og í samsvari við fyrisitingarligar grundreglur

Í máli LUM 17/00054 staðfesti umboðsmaðurin, at ein flyting av starvsfólki ikki var ein avgerð í vanligum týdningi, men heldur veruligt fyrisitingarvirksemi, sum ikki var fevnt av notatskylduni í innlitslógini. Hóast hetta helt umboðsmaðurin, at kommunan eftir góðum fyrisitingarligum siði átti at skrivað upp øll týðandi stig í málinum. Umboðsmaðurin heitti á kommununa um at minnast til at skriva upp allar tær upplýsingar, sum eru viðkomandi fyri, at býráðið kann taka eina avgerð á fullgóðum grundarlagi.

Notatskyldan ikki galdandi í ávísum førum
Notatskyldan umfatar ikki fakligar metingarnar hjá starvsfólki um, hvussu avgerðin í einum máli skal loysast. Skyldan er heldur ikki galdandi fyri ta áskoðan ella sannføring eitt starvsfólk hevur til, hvussu avgerðin í einum máli, skal vera.

Harumframt eru tað bara upplýsingar, sum eru viðkomandi og hava týdning fyri eitt mál, sum skulu noterast í málið. Upplýsingar, sum eru at finna í øðrum skjølum o.l. ella sum eru uttan týdning fyri avgerðina í einum máli, eru ikki neyðugar at notera í málið. Upplýsingar, sum einans kunnu ávirka avgerðina á ósakligan hátt, eiga ikki at verða noterað.

Dømi um upplýsingar, sum ikki eiga at verða noterað í eitt mál, sæst í máli LUM 200500069. Í hesum ítøkiliga máli hevði Arbeiðsloysisskipanin í einum telefonnotati noterað, at klagarin sambært munnligum upplýsingum frá Toll- og Skattstovu Føroya skuldi vera ein ”Ebeneser-maður burturav”. Umboðsmaðurin dugdi ikki at síggja, at trúarviðurskifti hevði nakran týdning yvirhøvur fyri eitt starv sum málsviðgeri hjá Arbeiðsloysisskipanini. Hendan upplýsing kundi tí einans vera við til at ávirka avgerðina á ósakligan hátt, og átti tí ikki at verið noterað.  Harafturat helt umboðsmaðurin ikki, at telefonnotatið leyk tey krøv, ið mugu stillast til slík notat, tvs. at tað framgongur greitt, hvør hevur skrivað notatið, hvønn tosað er við, dagfesting og nær samrøðan hevur verið.

Avleiðing av at notatskyldan verður brotin
Í tann mun ein fyrisitingarmyndugleiki ikki heldur notatskylduna, kann hetta eftir umstøðunum hava týdning fyri at prógva grundarlagið undir eini avgerð. Tað kann soleiðis verða torført hjá myndugleikanum at lyfta próvbyrðuna fyri, at ein avgerð er saklig og í samsvari við fyrisitingarrættin.

Úrslitið av hesum kann verða at eftirlitsmyndugleikin antin ógildar avgerðina ella heitur á myndugleikan um at taka málið upp til nýggja viðgerð.