Grein: Skjalainnlit í dátugrunnar

Almennir myndugleikar nýta í dag í stóran mun dátugrunnar í sambandi við málsviðgerð og annað.

Nakrir dátugrunnar verða nýttir í sambandi við goymslu og journalisering av skjølum, t.d. goymslu av elektroniskum skjølum og teldupostum, og sum partur av einari pappírsleysari arbeiðsgongd.

Aðrir dátugrunnar verða nýttir í sambandi útrokningar og samansetingar av tølum frá ymsum geirum. Hesir dátugrunnar eru sum oftast skipaðir á ein sovorðnan hátt, at teir heldur enn at goyma  elektronisk skjøl, ið eru liðugt viðgjørd, innihalda eitt hav av upplýsingum, ið eru óviðgjørdar - sokallaðar ráar dátur.

Rættur til skjalainnlit í elektronisk skjøl og ráar dátur
Tá ein myndugleiki fær eina umbøn um innlit í ávíst mál, skal myndugleikin gera av, um upplýsingarnar í málinum eru av sovorðnum slagi, at tær eru fevndar av rættinum til skjalainnlit sambært § 5, stk. 1 í innlitslógini.

Sambært § 5, stk. 1 í innlitslógini fevnir rætturin til skjalainnlit um øll skjøl, ið eru partur av einum máli, undir hesum innføringar í journalir, skráir og aðrar skrásetingar viðvíkjandi hesum skjølum.

Skjalahugtakið í § 5, stk. 1 í innlitslógini verður sambært løgfrøðiligum ástøði tulkað vítt og fevnir um eina røð av skjalasløgum. Talan er bæði um skjøl, ið myndugleikin framleiðir sjálvur, eins og skjøl, ið myndugleikin fær sent til sín. Umframt “vanlig” skjøl, eru eisini t.d. ljósmyndir, bíløt av ymsum slagi og skitsur fevndar av hugtakinum.

Í løgfrøðiligum ástøði er dentur eisini lagdur á, at fatanin av skjalahugtakinum ikki skal vera avmarkað av tøknifrøðiligu menningini í samfelagnum. Av hesum ávum fevnir skjalahugtakið bæði um skjøl úr pappíri og skjøl, ið eru elektronisk. Teldupostar eru í hesum høpi sum meginregla at meta sum meinlík elektroniskum skjølum.

Tað er harumframt galdandi, at finst skjalið einans í elektroniskari útgávu, hevur myndugleikin skyldu at gera skjalið tøkniliga atkomuligt hjá tí, ið biðið hevur um innlit. Hetta kann eitt nú gerast soleiðis, at myndugleikin ger eitt útprent av skjalinum, ella at viðkomandi fær møguleika at síggja elektroniska skjalið á einum telduskermi á staðnum.

Sambært § 5, stk. 2 í innlitslógini fevnir rætturin til skjalainnlit ikki um skráir ella aðrar skipaðar skrásetingar, har sum nýtt verður edv.

Hetta merkir m.a., at rætturin til skjalainnlit sum meginregla ikki fevnir um sjálvan dátugrunnin hjá almenna myndugleikanum, t.v.s. í tær ráu dáturnar.

Hóast innlitslógin ikki heimilar, at innlit verður veitt í sjálvan dátugrunnin, er hóast alt møguligt at innlit kann verða veitt í elektronisk skjøl, ið eru goymd í einum dátugrunni.
Við støði í skjalahugtakinum ber til at siga, at tá rætturin til skjalainnlit fevnir um pappírsskjøl, goymd í einum vanligum skjalasavni, fevnir rætturin eisini um samanberandi elektronisk skjøl, ið eru goymd í einum dátugrunni. Tað hevur sostatt ikki týdning fyri rættin til skjalainnlit hvussu skjøl og upplýsingar eru skapaði ella hvussu tey eru goymd, men heldur at tey kunnu rúmast í skjalahugtakinum.

Hettar samsvarar eisini við tað, ið omanfyri er nevnt, um, at rætturin til skjalainnlit er óheftur av tøknifrøðiligu menningini í samfelagnum, har alt fleiri viðurskifti í dag verða viðgjørd og avgreidd elektroniskt, heldur enn á pappíri.

Avgerandi er tó, at tað er gjørligt at eyðmerkja hvørji elektronisk skjøl umbønin snýr seg um, smb. § 4, stk. 3 í innlitslógini. Hettar kravið um eyðmerking er tó ikki strangt, og myndugleikin hevur harafturat skyldu at vegleiða um ivi spyrst burturúr einari umbøn um innlit. Myndugleikin skal eisini sambært góðum fyrisitingarsiði sýna fjølmiðlum serligt beinasemi í sambandi við umbønir um innlit, smb. FOB 1995, s 244.    

Í máli LUM 201000004 viðgjørdi umboðsmaðurin eitt mál um eina avgerð hjá Fiskimálaráðnum at nokta innlit í fráboðanir frá Atlantic Airways til MRCC um, at bjargingartyrlan ikki var tøk. MRCC hevði móttikið fráboðanirnar frá Atlantic Airways umvegis telefon og noterað upplýsingarnar í eina elektroniska dagbók. Fiskimálaráðið noktaði at geva innlit vísandi til, at rætturin til innlit ikki fevnir um skráir ella skipaðar skrásetingar, har sum nýtt verður edv, smb. § 5, stk. 2 í innlitslógini. Umboðsmaðurin vísti á, at ein myndugleiki ikki kann nokta innliti bara vísandi til, at upplýsingarnar eru førdar inn á edv. Umboðsmaðurin metti, at goymdu upplýsingarnar í elektronisku dagbókini vóru at meta sum elektronisk skjøl, ið høvdu samband við fyrisitingarliga virksemi hjá MRCC og fevnd av almennum innliti.

Rættur til dátuúrdrátt úr einum dátugrunni
Sum staðfest er omanfyri, er rætturin til skjalainnlit í ein dátugrunn, avmarkaður til elektronisk skjøl, ið lúka kravið um eyðmerking og samstundis kunnu rúmast í skjalahugtakinum.

Tá staðfest er, at rætturin til skjalainnlit ikki fevnir um tær ráu dáturnar í sjálvum dátugrunninum, er spurningurin, um almenningurin sambært innlitslógini hevur rætt at krevja, at myndugleikin ger ein sokallaðan dátuúrdrátt úr dátugrunninum.

Ein dátuúrdráttur er í høvuðsheitum ein samanseting av upplýsingum úr dátugrunninum, ið kann nýtast til ymisk høvi. Talan er um eina elektroniska viðgerð av teimum ráu dátunum í dátugrunninum. Dátuúrdráttir verða millum annað nýttir tá talgrundarlag skal finnast í sambandi við útgjald av ymsum peningaligum veitingum.

Sambært § 4, stk. 1, 1. pkt. í innlitslógini er galdandi, at rætturin til skjalainnlit einans er galdandi fyri skjøl, sum ein myndugleiki hevur móttikið ella gjørt sum liður í fyrisitingarligari saksviðgerð í samband við virksemi myndugleikan. Hetta merkir, at rætturin til skjalainnlit einans fevnir um tey skjøl og upplýsingar, ið eru til taks tá umbønin um innlit er myndugleikanum í hendi. Hetta merkir so eisini, at myndugleikin sambært innlitslógini ikki hevur skyldu at gera ella fáa til vega skjøl ella upplýsingar, ið ikki frammanundan eru til taks í málinum.

Ein dátuúrdráttur verður sambært innlitslógini mettur sum framleiðsla av nýggjum upplýsingum, ið ikki frammanundan eru til taks í einum máli, og av hesum ávum heldur ikki er fevndur av rættinum til skjalainnlit sambært § 5, stk. 1 í innlitslógini.

Í máli LUM 19/00109 viðgjørdi umboðsmaðurin eina klagu um, at Trygdargrunnurin ikki vildi lata Kringvarpi Føroya innlit í upplýsingar viðvíkjandi hýrum í føroyska fiskiflotanum. Umboðsmaðurin helt, at umrøddu upplýsingar vóru av sovorðnum slagi, at tær kravdu eina ávísa dátuviðgerð at framleiða og vóru tískil ikki fevndar av almennum innliti. Ítøkiliga snúði tað seg um, at Trygdargrunnurin fekk upplýsingar sjálvvirkandi frá ymsum upprunakeldum, ið síðani fóru í eina edv kjarnuskipan hjá grunninum, ið grunnurin nýtti í sambandi við virksemi sítt.

Rættur til dátuúrdrátt sambært donsku innlitslógini
Í 2002 setti danska stjórnin eina nevnd “Offentlighedskommisonen” við arbeiðssetninginum at gera uppskot til eina nýggja danska innlitslóg. Nevndin lat úr hondum álit sítt í 2009, ið ber heitið  “Betænkning nr. 1510 om Offentlighedsloven”.

Í 2014 kom nýggj innlitslóg “Offentlighedsloven” í gildi í Danmark, ið er grundað á hetta álit.

Í álitinum mælir nevndin m.a. frá, at heimild verður fyri at veita innlit í sjálvan dátugrunnin hjá myndugleikanum.

Hetta er grundað á eina heildarmeting av teimum serligu viðurskiftum, ið gera seg galdandi kring ein dátugrunn. Eitt nú verður víst á, at ein dátugrunnur ikki inniheldur nakað, sum í innlitshøpi kann kallast fyri upplýsingar, fyrr enn brúkarin hevur fingið upplýsingarnar – t.e. tær ráu dáturnar - úr dátugrunninum við at geva skipanini ávís boð um hetta.

Eisini verður víst á, at dátugrunnurin í sjálvum sær ikki kann sigast at vera partur av einum máli, vísandi til, at rætturin til skjalainnlit einans fevnir um skjøl, ið eru partur av einum máli, smb. § 7, stk. 2 í “Offentlighedsloven”, ið er meinlík § 5, stk. 1 í innlitslógini.  

Nevndin mælir hinvegin til, at ásett verður ein rættur hjá almenninginum at fáa til vega dátuúrdrátt úr dátugrunnum myndugleikans. Grundgevingin fyri hesum er tøknifrøðiliga menningin í samfelagnum og økta nýtslan av dátugrunnum innan tað almenna. Nevndin vísur á, at um ikki slíkur rættur verður ásettur, kann tað hava við sær, at rætturin til skjalainnlit í roynd og veru verður avmarkaður vísandi til,  at lógin ikki heimilar, at innlit verður veitt í dátugrunnin í sjálvum sær, t.e. tær ráu dáturnar.  

Við hesum í huga, er nú ásett í § 11 í “Offentlighedsloven”, at almenningurin sum meginregla kann krevja, at myndugleikin ger ávísan dátuúrdrátt úr dátugrunnum sínum.

Tað er tó ein treyt, at dátuúrdrátturin kann gerast við fáum og einføldum boðum. Hugsanin handan hesa treyt er, at myndugleikin ikki skal hava ov tunga arbeiðsbyrðu av arbeiðinum at gera dátuúrdráttir.

Treytin um fá og einføld boð er eitt nú ikki lokin, um dátuúrdrátturin ikki kann fremjast eftir stuttari tíð, um myndugleikin noyðist at útvega sær upplýsingar, ið ikki frammanundan eru at finna í dátugrunnum myndugleikans ella um myndugleikin noyðist at útvega sær serkunnleika, ið myndugleikin ikki frammanundan hevur ræðið á.